Kuka omistaa sähköpostiviestisi? Kuka pitää niitä panttivankeinaan?

Otsikko on selkeä, tästä eteenpäin asiat eivät sitä ole.

Olen omistanut elämäni aikana kaksi autoa ja ostanut yhden television. Sähkäpostiosoitteita olen omistanut lähes kaksisataa. Arvokkain niistä on petri.seppa@iki.fi, joka ei ole sähköpostilaatikko, vaan ikuinen sähköpostien edelleen ohjaus petri.seppa@iki.fi osoitteesta sinne minne postin ikinä haluan kulkevankin. IKIä ylläpitää suomalainen järjestö nimeltään Internet-käyttäjät ikuisesti (https://www.iki.fi/iki/perustamiskirja.html). Olen jäsen numero 6064.

Sitten tuli Gmail ja kaikki sähköpostiongelmat katosivat. Sarkastinen; hah, ha, ha, haa
Oletko koskaan ajatellut omia, vaikkapa nyt esimerkiksi vuodesta 1995 lähettämiäsi ja saamiasi – roskapostit pois lukien – sähköposteja kokonaisuutena, arvokkaana historiallisena omaisuutena, jota sinun kannattaisi hallinnoida?

Siellä on paljon turhaa, mutta paljon myös elettyä elämää ja ihan järkevääkin tietoa. Paljon tietysti myös sellaista sisältöä, minkä katoaminen on parasta mitä kyseiselle aineistolle voi tapahtua.

Missä ne kaikki nyt ovat?

En minä tiedä.

Ei mietitä sitä enempää. Alkaa harmittamaan.

14 000 sähköpostiviestiä

Otsikon viestimäärällä on pienen yhdistyksen tärkeät asiat lajiteltu kansioittain yhteen paikkaan – sähköpostipalvelimeen – syystä, että yhdistyksen vetäjät vaihtuvat. Siellä ovat kaikki yhdistyksen viestintä, sähköpostiosoitteet ja historia. Jopa osa kirjanpidosta sekä sopimuksista.

Näiden viestien siirto-operaatiossa auttaneena aloin taas kerran pohtia, miksi nämä sähköiset postiasiat ovat toisinaan jopa vaikeampia kuin manuaaliset Postiasiat. Saa pelätä tärkeiden ja korvaamattomien asioiden katoamista.

Jos sähköpostipalvelun toimittaja vaihtuu suuressa yrityksessä, tämän yrityksen työntekijänä et joudu asialla vaivaamaan päätäsi. Riittää kun raivoat kauniisti chätissä ja mystinen eetterin henki siirtää kaiken tarvittavan oikeille paikoilleen.

Kaikki suuressa yrityksessä tyoskentelevät tai työskennelleet tietävät tuon väitteen osittain “lööperiksi”, mutta hei, ymmärtänätte väitteen idean.

Siviilisähköpostilaatikon kanssa yrität selvitä omatoimisesti, tyhjentäen sitä vanhoista posteista roskakoriin tai arkistoimalla sitä löytämättömiin. Lataat vahingossa osan posteista omalle tietokoneellesi ja ne katoavat kun tietokone pitää vaihtaa uuteen. Silti kaikki postilaatikot ovat koko ajan täynnä, vaikka et sieltä milloinkaan mitään lue.

Miksi kaikki elämän sähköpostit eivät koskaan ole yhdessä ja samassa paikassa? Tässäpä pohtimisen paikka. Ehkä kirjoitan aiheesta seuraavan kulmunin.

– Hei äiti, kukaan ei käytä enää sähköpostia.

– Eikä soita puhelimella…

– Perus.

Voi tietysti olla – jos ei ole, niin hoida asia heti – että käytössäsi on Gmail (ei pp.inet.fi tai kopteri.net), jossa on 25 gigaa ilmaista levytilaa (paljon!) ja silloin voi olla niin, että kaikki sähköpostisi ovat samassa paikassa. Lisää tilaa posteille saat maksamalla euroja ansiotuloistasi veroparatiisiin.

Tällä hetkellä minulla on Gmailissa 22 535 sähköpostia ja ne vievät tilaa 15,7 gigaa. Gmailissa on kaikki postini (työ ja vapaa-aika) vuodesta 2012 asti. Olen kuitenkin käyttänyt sähköpostia vuodesta 1997 lähtien. Tämä 24 vuotta sisältää paljon kadonnutta kirjeenvaihtoa ja paljon kirjoitusvirheitä.

Kieliantropologisesti olisi mielenkiintoista vertailla viestien rakennetta. Koska tulivat hymiöt ja HUUTO sekä Innostuneet! huutomerkit sanojen perään.

Sisällöloisesti löytyisi hienoja omia, ystävieni ja asiakkaiden purkautumisia lisättäväksi siihen oman elämänsä elämänkertaan, jonka jokainen haluaa kirjoittaa jossain vaiheessa elämää, jotta eletty elämä tuntuisi arvokkaammalta. Lapset ovat elämänkerrastasi eri mieltä, mutta ei välitetä siitä nyt. Eivät hekään välitä muuta kuin perinnöstä. Kaikkesi annoit työhön, perheeseen ja vapaa-aikaan. Se ei riittänyt. Ei se koskaan riitä.

Asiaan.

Julkisuuden henkilöt kertovat elämäntarinansa jo teini-iässä, käyttäen hymiöitä ja kopioimalla muun sisällön toisten julkkisten Instagrameista.

Ihan oikeasti; asiaan.

Palataan pyörimään yhdistyksen 14 000 sähköpostiviestin siirtämisen ympärille. Mikä siinä nyt on se ongelma?

Miten se tehdään? Miten te sen tekisitte? Jos taivaalta sataisi napalmia, mitä tekisitte? Valittaisitte matkanjärjestäjälle?

Suurin pelko: entä jos sähköpostit katoavat

14 000 sähköpostiviestin kadotessa korporaatioihminen raivoaisi chätissä ja vaatisi äärimmilleen kilpailutellulta mysteeri-ihmiseltä asiakaspalvelua, sillä hänen aikansa on liian arvokasta tällaisten triviaalien asioiden miettimiseen. Purkauksen jälkeen hän lähtisi ostamaan ruokaa lounassetelillä, kävisi kahvilassa juomassa lounaan hintaisen latte macchiato caramel dolce guston. Palatessaan takaisin tietokoneensa ääreen hän pääsisi samoilla tunnuksilla toteamaan, että kaikki on ennallaan. Mitään ei ole muuttunut.

Olisiko hänellä kuitenkin hieman pettynyt olo? Mikään ei ole muuttunut.

Tästä tietotekniset asioiden näennäisestä muuttumattomuudesta korporaatio maksoi tämän henkilön kohdalla 1984€ + alv.

No, osahan tuosta tarinasta on hieman liioiteltua. Hinta saattoi olla sama kuin Suomen olympiavuosi 1952. Silloin nuoriso ei ollut pilalla vaan voitti kuusi olympiakultaa. En tiedä mitään urheilusta, katsoin Googlesta. Kultaa etsitään nykyään Tinderistä. Parhailla saattaa niitä tosiaan olla vaikkapa kuusi. Olen asiasta hieman kateellinen, mutta olisihan sitä kuudesta kullasta ihan hirveästi vaivaa. Tulisi paljon sähköpostia.

Mitä tekee pienen yhdistyksen oman työn ohella työskentelevä toiminnanjohtaja sähköpostien kadotessa? Hänelle 1952€ on koko toiminnan vuosibudjetti. Koska yhdistys ei ole alv-velvollinen joutuu toiminnanjohtaja maksamaan alv:n omalla luottokortillaan. Hän ei kerro asiasta hallituksen kokouksessa välttääkseen epäpätevyyden leiman.

Sähköpostien siirrossa vaihtoehtoja ja vaaran paikkoja on paljon, tärkeintä on, että postit eivät katoa. Se on pelko jota kaikki eivät ole milloinkaan kokeneet. Toinen ongelma on se, että kansiorakenteen hävitessä postien uudelleen lajittelu on mahdoton tehtävä. Onko tämä tullut koettua?

– Puhelimessani ei ole kansioita.

– On ne siellä. Sähköpostiti eivät kuitenkaan siellä ole.

– Miten tämä on näin sotkuista?

– Varoitin alussa. Maailma nyt vain on sellainen.

Siellä heti fiksuimmat kysyvät, että eikö tuo tiedostonhallinta ole ollut olemassa jo pidempään kuin sinun toinen autosi, se vihreä kaunotar joka valmistui linjalta vuonna 1994; Citroen Xantia.

– Olet oikeassa, näin se on. Tiedostojen hallinta on ollut olemassa jo pitkään.

– Miksi et näin ollen vain kopio posteja palvelimelta toiselle?

– Koska ei se niin vain NIKS, NAKS onnistu.

– Miten sellainen voi olla nykypäivänä mahdollista?

– Koska palveluntarjoajat pitävät sähköpostejasi panttivankeina. Ei ole mitään yhtenäistä käytännettä millä saat postisi siirtymään. Joskus onnistuu, joskus ei.

– Voi härre gud!

– Enemmänkin satans sjutton.

Pystyykö pieni yrittäjä siirtämään omatoimisesti sähköpostit palveluntarjoajalta toiselle? Miksi puuttuu se yksi tärkeä ruksi?

Aina kun vaihdetaan palveluja yrityksestä toiseen asiat hankaloituvat. Et saa siistiä pakettia vietäväksi eteenpäin uudelle toimittajalle. Kyyninen yrittäjä sanoo: “Tietysti näin on. Ei me auteta kilpailijoita jotka vievät meidän asiakkaat.”

Kyyninen yrittäjä voisi tietysti myös kysyä itseltään, että miksi ne asiakkaat oikein eteenpäin siirtyvät.

Mutta hei, kiva kun kertoisitte nämä vaikeudet heti alussa! Puhelinoperaattorin vaihtaminen käy helposti, miksi ei sähköpostipalvelimen vaihtaminen?

No, itse puhelimen vaihtaminen ei käy helposti. Varsinkin jos vaihtaa Applelta Androidiin. Apple käyttää samaa panttivankistrategiaa kuin sähköpostipalvelut esimerkiksi osoitteistoon.

– Saahan sieltä kaiken tallennettua eteenpäin.

– Voi kuule…kysy lisää yv:llä jos haluta tietää.

No, kun olet sähköpostit jotenkuten rimpuillut uudelle palveluntarjoajalle – tai hän on tehnyt sen puolestasi sopivaan tuntihintaan – ovat ne taas panttivankina tämän uuden palveluosapuolen hallussa.

Ei helvetin seitsemäntoista!

Eikä tämä ole ongelma, jos et välitä kokonaisuuden eli historian hallinnasta. Minä kuitenkin välitän.

Tiedän paljon erilaisia tapoja hallinoida ja siirtää sähköposteja paikasta toiseen. Olen käyttänyt kymmenien sähköpostipalvelimien hallintapaneeleja ja silti joka kerta otsa punoittaa kuin brittituristilla Marbellan auringossa kun joudun sotkeutumaan postiasioihin omissa toimissa tai asiakkaan avuksi.

Aina tulee vähän muuttujia.

Ensimmäiseksi vaikkapa pieleen voi mennä se, että atk-asioista vastaavaa ihmistä ei ole näkynyt yrityksessä enää kymmeneen vuoteen. Kukaan ei oikein tiedä minne hän katosi.

Atk-ihmisiä ei kaivata jos kaikki toimii. Ne ovat sen verran kummallista porukkaa.

Tämä asia tietysti ratkeaa, mutta siihen saattaa helposti kulua viikko.

– Haloo, webhotellissa.

– Apua, apua, apua. Apua.

– No, eli siis tuli ongelmia sähköpostien kanssa? Mielellään auttamme. Tuntityönä + alv.

Laskutus on ihan ok, paitsi että pienellä yrityksellä ei sen jälkeen ole enää varaa ostaa toimistolle kahvia. On hyviä ohjeita verkossa, on importtia, harvoin kunnon exporttia. Kaikesta puuttuu kuitenkin se yksi yhtenäinen, kaikkien sähköpostiyritysten hyväksymä ruksi: “TALLENNA TÄSTÄ KAIKKI ELÄMÄSI SÄHKÖPOSTIT YHTENÄ TIEDOSTONA NIIN, ETTÄ KANSIORAKENNE SÄILYY.”

Siinä muuten UI-suunnitteijalle haastetta ruudulle mahtuvan hiplausnapin kanssa jota vanhemmatkin ikänäköiset pystyvät lukemaan.

Toiminnanjohtaja kilauttaa kaverille saadakseen hyviä neuvo

– Älä tyhmä säilytä niitä sähköposteja palvelimella. Vie tilaa!

– En minä niitä voi omalle koneelle tuoda, koska niitä pitää päästä koko hallituksen lukemaan.

– Käytä Gmailia kaikkiin sähköpostiosoitteisiin pop:ina.

– Tuo on kyllä hieno idea! Mitä se tarkoittaa? Saanko sinne sen kansiorakenteen?

– Siirry G-Suiteen

– Tuo on kyllä hieno idea! Mitä se tarkoittaa? Saanko sinne tuotua sen kansiorakenteen?

– Mene FTP:llä palvelimelle ja kopioi postit sieltä

– Mikä se on? Kaveri sanoi, että tunnukset eivät enää toimi.

– Kopioi ne cPanelin kautta

– Webhotellin Make sanoi, että ei ole cPanelia. Teki tarjouksen siirrosta, mutta sanoi, että kansiorakennetta ei sillä hinnalla saa mukaan.

– Siirrä Thunderbirdillä serveriltä toiselle

– Nyt ei enää jaksa…

Hienoja neuvoja kaikki! Eikö vain? Jos niistä ymmärtää jotain.

Toiminnanjohtajalla on edelleen 14 000 sähköpostia vanhalla sähköpostipalvelimella ja sopimus loppuu kahden päivän kuluttua. Pitääkö hänen varmuuden vuoksi maksaa seuraavakin vuosi palvelusta jota hän ei enää ylihuomenna tarvitse? Hinta on kuitenkin halpa hinta siitä, että sähköpostit pysyvät tallella.

Panttivankitilanne.

Toiminnanjohtaja soittaa hädissään suurelle operaattorille.

Reipas etähenkilö vastaa:

– Kyllä, kyllä! Meillähän on juuri sopiva ammattitason webhotelli tähän tarkoitukseen! Hinta ainoastaan 13€ kuussa ja siihen sisältyy 20 gigaa levytilaa sekä 50 sähköpostilaatikkoa.

– Apua, apua, apua ja entäs apua? sanoo toiminnanjohtaja.

– Noooh yhden sähköpostilaatikon siirto maksaa 75€. (Toim. huom. Tässä vaiheessa reipas etähenkilö ei tiedä, että posteja on 14 000 kappaletta kokonaispainoltaan 40 gigaa, palvelimelta voi siirtää ainoastaan 10 megaa kerrallaa ja FTP-yhteys ei enää toimi ja että vanha palvelu loppuu kahden päivän kuluttua.)

– Apua, apua, apua!

Etähenkilö jatkaa:

– Nykyään kannattaisi siirtyä kyllä pilvipalveluun. Silloin postit olisivat aina turvassa samassa paikassa vaikka kotisivut vaihtuisivat. Saisitte Microsoftilta tällaisen palvelun 9€ kuukaudessa. Siihen sisältyy yksi postilaatikko ja rajattomasti tallennustilaa.

Jostain kuuluu välikysymys:

– Saako niitä sähköposteja vietyä viiden vuoden kuluttua ulos sieltä Microsoftilta, sitten kun niitä on 50 000?

–Ei saa. Ei ainakaan toistaiseksi.

Panttivankitilanne.

– Kuulemma Googlelta saa…

Jaa-ah.

Operaattorin tarjous vuosipalvelusta olisi 156€+75€ siirto+alv. Jos haluaisit postilaatikon pilvipalveluna se tekisi yhden postilaatikon osalta vuodess lisää 108€+alv. Tähän hintaan ei kotisivuille saisi vielä salausta, mutta selviäähän sitä ilmankin.

Toiminnanjohtajan kaveri sanoo, että sinun mittakaavaan sopivan palvelun saisit salauksineen vuodeksi toiselta tarjoajalta hintaan 49€+alv.

Toiminnanjohtajaei halua keskustella hinnoista eikä verkkosivuista, hän haluaa vain 14 000 sähköpostia turvaan huomenna. Huomenna olisi hyvä. Huomenna…

Miten kävi toiminnanjohtajan sähköpostien? Kysykää yv:llä, vähän monimutkainen tarina.

Lopuksi

Kyllä nämä asiat aina hoituvat, jotenkin, mutta aika usein asiakas jätetään selviämään itsekseen. Se on täysin ymmärrettävää, sillä kyselijöitä riittää jos webhotellipalvelun tarjoajalla on vaikkapa 10 000 asiakasta. Jokaisella kyselijällä on vähän omanlaisensa ongelmat eivätkä ne edes kaikki liity verkkopalveluihin. Businesta pitää pyörittää ja työstä laskuttaa.

Siitä syystä ne sähköpostit kai pysyvät panttivankeina ainakin toistaiseksi.

Miten itse hoidan sähköpostini?

Selitys on ehkä vähän nörttiä, anteeksi siitä. Tällaisen kirjoitusrupeaman jälkeen alkaa vähän jo juoksemaan mutkia.

Minulla on ilmainen Gmail-tili johon haen sekä yritysteni että yksityiset viestini yhteen ja samaan postilaatikkoon POP-toiminnolla (eli imuroin ne Gmailiin webhotellien sähköpostipalvelimilta). Tällaista ratkaisua ei kannata käyttää korporaatiotasolla, siellä pitää olla GSuite, ei sekään kallis ole. Meille intiaaneille sopii tällaiset Keep it simple -ratkaisut.

En ole vielä kokeillut 22 535 sähköpostini lataamista koneelleni yhtenä pakettina Gmailista ja sen edelleen siirtämistä toiselle palveluntarjoajalle, esimerkiksi Microsoftille. Väittäisin, että not gonna happen my friend.

Vaikka pitäisi kuulemma onnistua.

Ehkä sieltä löytyy se ruksi: SIIRRÄ ELÄMÄ.

On tämä aika sohimista tämä atk, kaikki esittävät, että hienosti sujuu.

Vähän kuin sosiaalinen media.